Цифровые отношения
Уже сейчас в целом ряде российских компаний «трудовой» документооборот во многом переведен в электронный формат и не предусматривает наличия бумажных вариантов заявлений и служебных записок. Однако основные для работника документы, трудовая книжка и договор, пока еще живут по старинке. И слово «пока» здесь – ключевое.
Вице-премьер правительства РФ Ольга Голодец не раз заявляла, что в 2018 году электронный вариант трудовой книжки и договора уж точно появится – после того как будет поправлено существующее законодательство. А в качестве базы для хранения этих документов предполагается использовать Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ), поскольку свыше 50% россиян уже имеют на нем личный кабинет. Однако вопрос все еще находится на стадии обсуждения.
За и против
Несмотря на то, что разговоры о возможности полностью отказаться от бумажных трудовых книжек в пользу электронных ведутся уже несколько лет, пока ситуация меняется мало. И даже психологически россияне не готовы уйти от «бумаги», которая описывает всю их трудовую жизнь: по данным недавнего опроса ВЦИОМ, 53% опрошенных настаивают как минимум на одновременном использовании сразу двух форматов.
Надо сказать, что в России целый ряд кадровых документов уже получил право на существование в цифровом виде. В их числе трудовой договор с дистанционным работником, электронный больничный, акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам, сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах, журнал учета рабочего времени и другие. Логика здесь простая: если на документе не надо ставить личную подпись работника, особых проблем с переводом имеющих отношение к кадровому делопроизводству «бумаг» в цифру не возникает.
Что это дает? Главное – возможность быстро получить (или восстановить) информацию при потребности в ней. Не секрет, что при утере бумажной трудовой книжки, которая до сих пор становится основанием для расчета пенсии, к примеру, возникают огромные проблемы. Если вся информация будет храниться на цифровом носителе на хорошо защищенном ресурсе, любые сведения можно будет получить за несколько минут – аргументируют свою позицию сторонники перевода книжек и договоров в цифру. Не говоря уже про то, что работодатель получит существенную экономию, связанную с обслуживанием их бумажных версий. Причем в их числе не только рядовые работники, но и руководители целого ряда государственных структур (Пенсионного фонда, Федеральной службы по труду и занятости, Министерства труда и т. д.).
Однако противники и примкнувшие к ним сомневающиеся тут же парируют, говоря о все более распространенном кибермошенничестве. «Если «умельцы» успешно взламывают защиту банков, им не составит труда «подправить» и запись в электронной трудовой книжке», – считают пессимисты. А вот изменить ее в бумажном варианте крайне сложно.
Кроме психологической неготовности и некоторых законодательных пробелов, введению электронных трудовых книжек и договоров препятствует и необходимость оцифровки подписей работников. Ведь за это удовольствие надо платить (в Петербурге – от 2,5 тыс. рублей), а делать этого ни сами специалисты, ни работодатели не спешат. Оно и понятно: если речь идет о крупной компании и она готова взять на себя процесс оцифровки подписей работников, расходы могут исчисляться сотнями тысяч рублей. Но…
На шаг впереди
Есть ли примеры перехода на электронный кадровый документооборот в крупных компаниях? Есть. Причем вполне удачные.
– Запуская проект, мы изучили, что можно диджитализировать полностью, а также исследовали собственные бизнес-процессы HR, – говорит Светлана Бочарова, директор по персоналу компании «Юлмарт». – Затем выбрали удостоверяющий центр для выпуска квалифицированных электронных подписей на базе сертифицированного сервера безопасного хранения электронной подписи КриптоПро HSM (он обеспечивает обработку электронных документов в соответствии с требованиями ГОСТ). А нашим партнером для реализации профессиональной части документооборота стала компания «1С-Рарус». Благодаря тщательной подготовке, процесс перехода на цифровой документооборот оказался несложным.
Предпосылками перехода на цифру в кадровой сфере здесь стали объективные факторы. В компании подсчитали, что при наличии 6,5 тысяч сотрудников, «разбросанных» по всей стране и ежемесячно подписывающих в отделе кадров до семи документов, ее кадровикам приходилось каждый месяц пересылать около 23 тыс. экземпляров «бумаг». Только на это затрачивалось до 15% времени сотрудников и 3 млн рублей. В результате появилась идея создать онлайн систему, в которой документы хранились бы в цифровом виде.
На старте проекта не все сотрудники согласились перейти на цифру: около 1% пожелали остаться в традиционном формате. «Сегодня уже вся команда «Юлмарта» подписывает документы в цифровом виде, – отмечает Светлана Бочарова. – Да и переход трудового договора в цифру в эпоху глобальной цифровизации тоже неизбежен». Вместе с тем этот вопрос, по ее мнению, может быть решен в течение пяти лет.
Создание подобной системы, обходится недешево. Сообщалось, что на ее разработку в компании потратили около 8 млн рублей, еще 400 тысяч ушли на внедрение и адаптацию, еще примерно 800 тыс. рублей потребовалось вложить в оцифровку подписей сотрудников. «Обслуживание одного сотрудника обходится дешевле пересылки документов по почте, – замечает Светлана Бочарова. – Сегодня, когда процесс автоматизирован, ежемесячный объем печати заметно сократился, а стоимость ежегодного обслуживания кадрового документооборота уменьшилась на 25%». Она отмечает, что объем затрат зависит от многих факторов (например, расположения и специфики компании): цифра очень индивидуальна и может меняться.
В этой связи эксперты уверены – автоматизация кадрового делопроизводства, в рамках которой идет речь и о переводе на цифру даже таких важных документов, как трудовая книжка и договор, не какая-то прихоть или мода. Это – веление времени. И если в небольших компаниях еще есть возможность все делать по старинке, в имеющих множество иногородних филиалов или удаленных работников электронный документооборот – жизненная необходимость. «Сейчас предприятия, стремясь оптимизировать расходы, нередко переводят сотрудников в режим удаленной занятости, – констатирует директор HeadHunter Северо-Запад Юлия Сахарова. – В этом случае вести учет и контроль их деятельности без использования новых технологических инструментов практически невозможно». Аргумент в виде существенной денежной экономии тоже есть: по оценкам практиков, введение электронного кадрового документооборота, который в общем документообороте компании может достигать 50%, позволяет сократить ее издержки как минимум на 5%.
В каких отраслях прежде всего может появиться полностью электронный кадровый документооборот? Очевидно, что застрельщиками процесса оцифровки кадров станут относительно молодые и технологически продвинутые компании. В первую очередь, из сектора IT-технологий и банковского, в которых уже сейчас многие процессы автоматизированы. В частности, одним из идеологов цифровизации бизнеса (включая и сферу кадров) давно выступает глава Сбербанка Герман Греф. И именно в его ведомстве, к примеру, проходит масштабный эксперимент по введению электронного документооборота во всех аспектах его деятельности.
Однако и всем другим надо к этому готовиться: уже в 2020 году Россия намерена в основном отказаться от бумажного документооборота. При этом перевод кадрового делопроизводства в электронный формат является одним из ключевых направлений.
Врезка
Согласно недавнему опросу ВЦИОМ, в целом по России только 18% работников уже готовы полностью отказаться от бумажных трудовых документов и перейти на электронные носители. Но в Москве и Петербурге – каждый третий.
Александр Кротов, руководитель Государственной инспекции труда по Петербургу:
«Будущее России напрямую связано с электронным документооборотом. Надо быть готовым к тому, что уже завтра взаимоотношения между работником и работодателем будут подразумевать использование, к примеру, электронных трудового договора и книжки. Вполне конкретные примеры использования новейших технологий в системе кадрового делопроизводства в России уже есть – это дело вовсе не отдаленного будущего».
Светлана Бочарова, директор по персоналу компании «Юлмарт»:
«У нас в цифровом варианте сотрудники могут подписать расчетный лист, табель учета рабочего времени, график работы, приказы и заявления на отпуск, график отпусков. Главное – верно выбрать информационную систему, которая будет хранить данные, и соблюсти прозрачность и законность. Увы, но подписание трудового договора онлайн пока остается невозможным из-за ограничений в законодательстве, да и трудовые книжки все еще должны оформляться и храниться в традиционном бумажном виде».
Алина Чуприкова, специалист по подбору персонала Coffeeshop Company:
«Переход на электронный кадровый документооборот (в частности, на использование электронных трудовых книжек и договоров), безусловно, имеет ряд преимуществ. Для предприятия речь идет о сокращении временных затрат на их ведение и все сопутствующие операции, минимизируется риск возникновения ошибок. А для работников снижается риск утери данных, что подчас случается с бумажными носителями. Когда все данные хранятся в едином реестре, такой проблемы не возникнет».
Владимир Сергачев
